ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost ONE FAMILY OFFICE a. s.  IČO: 19528086, se sídlem Na Florenci 1332/23, Nové Město, 110 00 Praha 1, („Společnost“), chrání veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a nakládá s nimi v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Bezpečí Vašich osobních údajů je pro Společnost prioritou.

Společnost je ve smyslu Obecného nařízení o ochraně údajů (EU) 2016/679 („GDPR“) správcem Vašich osobních údajů, tj. shromažďuje, uchovává a využívá (i jinak zpracovává) Vaše osobní údaje pro výkon své podnikatelské činnosti (jednotlivé účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou blíže vymezeny níže), která spočívá zejména v poskytování služeb v oblasti rodinných majetkových struktur, investičního poradenství, správy majetku, věrnostních služeb v oblasti zdraví a ochrany osobnosti apod.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů se vztahují na (i) zpracování osobních údajů prováděné Společností během Vašeho používání webových stránek www.onefamilyoffice.cz („Webová stránka“), (ii) zpracování osobních údajů prováděné Společností během komunikace s Vámi prostřednictvím e-mailu či telefonu, (iii) zpracování osobních údajů ze strany Společnosti během trvání obchodního vztahu s Vámi a našimi dodavateli (poskytovateli služeb), (iv) zpracování osobních údajů při plnění právních povinností Společnosti a na (v) zpracování osobních údajů, které jsou nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti.

Zásady zpracování osobních údajů popisují účely zpracování osobních údajů a způsoby jejich zpracování, informují o jednotlivých kategoriích zpracovávaných osobních údajů, jejich případných příjemcích, době uchování osobních údajů a o Vašich právech ve vztahu k ochraně osobních údajů.

ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje mohou být Společností zpracovávány pro tyto účely:

• Plnění smlouvy, včetně jejího sjednání (smlouvy o poskytování služeb či plnění požadavků klientů);
• Plnění právních povinností (zejména povinností ve smyslu účetní a daňové legislativy);
• Zasílání obchodních sdělení, nabídka služeb a produktů, a cílení reklamy (Společnost může zasílat obchodní sdělení či newslettery prostřednictvím e-mailu; pro cílení reklamy mohou být využívány také údaje získané při návštěvě Webových stránek, další informace jsou dostupné ZDE);
• Ochrana oprávněného zájmu správců (ochrana práv a právem chráněných zájmů Společnosti, například identifikace osob v prostorách recepce Společnosti, ochrana sítě proti poškozujícímu jednání nebo ochrana před zneužitím Webové stránky);
• Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů (zejména v případě Vašeho zájmu o zaměstnání ve Společnosti či jinou spolupráci se Společností.

ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE

Společnost je oprávněna zpracovávat následující osobní údaje dle účelu zpracování:

Osobní údaje Společnost zpracovává jak manuálně, tak automatizovaně. K automatizovanému zpracování osobních údajů dochází zejména pro účely plnění smluvního vztahu a nabízení služeb.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ SOUHLASU

Pokud udělíte Společnosti souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely zasílání personalizovaných marketingových sdělení (v těchto případech může docházet rovněž k základnímu profilování bez právního dopadu) či pro účely oslovování s nabídkami služeb a produktů obchodních partnerů Společnosti, a to prostřednictvím e-mailu či telefonního kontaktu, berete na vědomí, že poskytnutí tohoto souhlasu je dobrovolné a že souhlas lze kdykoli písemně na adrese Společnosti anebo prostřednictvím odkazu uvedeného v  e-mailové zprávě s obchodním sdělením odvolat. Souhlas je poskytován do jeho odvolání. Neposkytnutí souhlasu nemá vliv na plnění smlouvy.

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost Vaše osobní údaje zpřístupňuje pouze oprávněným zaměstnancům a spolupracujícím advokátům nebo poradcům či jednotlivým zpracovatelům osobních údajů smluvně sjednaným Společností, případně dalším správcům, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů. Aktuální seznam příjemců je dostupný na vyžádání.

S ohledem na to, že Společnost je členem slupiny Havel & Partners, mohou být v souladu s bodem č. 48 preambule GDPR některé osobní údaje sdíleny na základě oprávněného zájmu v rámci skupiny Havel & Partners pro administrativní a provozní účely, případně také v rámci poskytování některých služeb (např. právní, daňové a další poradenství). Vezměte na vědomí, že pokud společnosti skupiny Havel & Partners disponují odpovídajícím právním titulem, mohou být oprávněny sdílet osobní údaje v rámci skupiny podniků také pro účely podpory podnikání. Informace o členech skupiny podniků Havel & Partners jsou k dispozici na webových stránkách www.havelpartners.cz. Proti sdílení osobních údajů v rámci skupiny podniků můžete kdykoliv vznést námitku prostřednictvím e-mailu dpo@havelpartners.cz.

Společnosti skupiny Havel & Partners mezi sebou uzavřely skupinovou smlouvu upravující práva a odpovědnosti v oblasti nakládání s osobními údaji.

Společnost je v zákonem stanovených případech oprávněna, resp. povinna některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.

OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍCH OSOB

Osobní údaje třetích osob, jimiž se rozumí osobní údaje zaměstnanců či rodinných příslušníků klientů Společnosti, dodavatelů Společnosti a dalších fyzických osob podílejících se na spolupráci se Společností, popř. jiné údaje, které Společnost obdrží od klienta či dodavatele v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Tyto osobní údaje použije Společnost za účelem plnění smluv s klienty či dodavateli. Společnost bude zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou případnými zvláštními právními předpisy. Po delší dobu budou uchovávány, vznikne-li v odůvodněném případě potřeba je uchovávat v souvislosti s konkrétním případem.

Za plnění konkrétních povinností dle GDPR (především plnění informační povinnosti) odpovídá klient nebo dodavatel Společnosti, který Společnosti osobní údaje třetích osob předává. Společnost je připravena klienta o jeho případných povinnostech v oblasti osobních údajů a jejich sdílení plynoucích ze spolupráce s ní na jeho žádost poučit.

DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost Vaše osobní údaje zpracovává a uchovává po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je Společnost povinna jakožto správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, nebo na kterou jste Společnosti ke zpracování udělili souhlas. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená, anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Osobní údaje Společnost zpracovává dle účelu jejich zpracování po zde uvedenou dobu:

* Společnost je oprávněna zpracovávat Vaši e-mailovou adresu ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti), ve znění pozdějších předpisů, za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se vlastních služeb a produktů (např. formou informačního bulletinu nebo newsletteru) v případě, že jste takové zasílání neodmítli.

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Jako subjekt údajů máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva, která vyplývají z právních předpisů a která můžete kdykoliv uplatnit. Jedná se o právo (i) na přístup k osobním údajům, (ii) na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů, (iii) na výmaz osobních údajů, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně, (iv) na omezení zpracování osobních údajů, (v) na přenositelnost údajů, (vi) vznést námitku, po níž zpracování osobních údajů bude ukončeno, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zejména je-li důvodem případné vymáhání právních nároků, a (vii) obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů.

• Právo na přístup k osobním údajům: Chcete-li vědět, jestli Společnost zpracovává osobní údaje, máte právo získat informace o tom, jestli jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k Vašim osobním údajům získat přístup.
• Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů: V případě, že si myslíte, že o Vás Společnost zpracovává nepřesné či neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu a doplnění. Společnost provede opravu či doplnění údajů bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.
• Právo na výmaz: V případě, že požádáte o výmaz, Společnost Vaše osobní údaje vymaže, pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů, nebo (iv) odpadla zákonná povinnost ke zpracování stanovená právem Evropské unie nebo vnitrostátními právními předpisy.
• Právo na omezení zpracování osobních údajů: V případě, že požádáte o omezení zpracování, Společnost osobní údaje znepřístupní, dočasně odstraní či uchová anebo provede jiné úkony zpracování, které budou potřebné pro řádný výkon uplatněného práva.
• Právo na přenositelnost údajů: V případě, že chcete, aby Společnost osobní údaje, které o Vás v elektronické formě zpracovává na základě smlouvy nebo souhlasu a které jste jí poskytl(a), předala třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byly nepříznivě dotčeny práva a svobody jiných osob, Společnost nebude moci Vaší žádosti vyhovět.
• Právo vznést námitku: Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti. V případě, že Společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmem nebo právy a svobodami zákazníka, zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

V případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí o uplatnění výše uvedených práv je Společnost oprávněna za realizaci daného práva účtovat přiměřený poplatek, popřípadě jeho realizaci odmítnout. O takovém postupu budete informováni.

UPOZORNĚNÍ:

Další informace v souvislosti se zpracováním osobních údajů poskytuje osoba odpovědná za zpracování osobních údajů Společnosti na e-mailové adrese dpo@onefamilyoffice.cz. V případě realizace práv se můžete obrátit se svým požadavkem písemně na adresu sídla Společnosti nebo e-mailem na dpo@onefamilyoffice.cz. Společnost si vyhrazuje právo přiměřeným způsobem ověřit identitu subjektu údajů uplatňujícího výše uvedená práva.

Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů.

adresa: Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7

tel.: 234 665 111

web: uoou.gov.cz

Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 1. 1. 2024 a budou pravidelně aktualizovány. Platnou verzi najdete vždy na stránce www.onefamilyoffice.cz/zasady-zpracovani-osobnich-udaju